Booksy, Treatwell o reservas en tu propia web: cómo hacer la cuenta antes de cambiar

Si tienes una peluquería, una barbería o un centro de estética y pagas Booksy o Treatwell, la pregunta útil no es si la app es cara. Es qué parte de lo que pagas te trae clientes nuevos y qué parte es solo la agenda de los que ya tenías.

Si buscas "Booksy o Treatwell", buena parte de los primeros resultados son de las propias plataformas. El blog de Booksy compara apps de reservas para peluquerías y termina recomendando Booksy. La guía de Treatwell acierta en algo: dice que mires el coste anual total y no solo la cuota. Lo que no hace ninguna de las dos es esa cuenta, ni contarte qué pasa con tus clientes si te vas.

Lo que dicen sus propias páginas de precios

Hay un dato que cambia la conversación: ninguna de las dos cobra comisión por tus clientes de siempre.

• Treatwell. En su página de precios para salones dice que solo cobra comisión en las primeras reservas de clientes nuevos que llegan por su marketplace, que las reservas repetidas van al 0 % y que tampoco cobra comisión por las reservas que te hacen directamente ni por las que entran por el botón "Reservar ahora" de tu web o tus redes. Aparte está la cuota mensual, una tarifa cuando el cliente paga online por adelantado y un contrato mínimo de 12 meses.
• Booksy. En su página de precios la cuota es mensual, sube con cada persona del equipo que añades y no tiene permanencia. La comisión solo aparece si activas Boost, y según su página de Boost se cobra sobre la primera visita del cliente nuevo. Las siguientes, al 0 %.

O sea: si alguien te dice "deja Booksy y te ahorras las comisiones", desconfía. Por tus habituales ya no pagas comisión. Lo que pagas por ellos es la cuota, todos los meses, mientras sigas.

En realidad estás pagando dos cosas

1. Captación. El marketplace te pone delante de gente que no te conocía. Eso se paga con la comisión del cliente nuevo. Si esa gente después repite, puede ser buen negocio.
2. Agenda. El calendario, los recordatorios, la ficha de cada cliente, el botón de reservar. Eso se paga con la cuota, y la pagas igual aunque casi todas tus citas sean de gente que ya venía antes de que tuvieras la app.

Un sistema de reservas en tu propia web reemplaza la segunda, no la primera. Esa es la cuenta que tienes que hacer.

Cómo hacer la cuenta con tus números

Saca los datos de los últimos tres meses del panel de la app y de tus facturas. Todo sin IVA, para comparar igual con igual. Necesitas cuatro cosas:

• Citas totales en esos tres meses.
• Clientes nuevos que llegaron por el marketplace. Si la app no te los marca, mira las comisiones cobradas: salen de ahí.
• Cuántos de esos clientes nuevos volvieron una segunda vez.
• Lo que pagaste en total: cuotas, comisiones, tarifas por pago online y cualquier extra.

Con eso sacas dos números.

Lo que te cuesta la agenda. A lo que pagaste en total réstale las comisiones por clientes nuevos y divide entre tres. Eso es lo que pagas al mes por gestionar a tus habituales. Llámalo A.

Lo que te da el marketplace. Los clientes nuevos que volvieron. Si son pocos, la captación no te está funcionando, por lo que sea: tu zona, tu tipo de servicio, la competencia dentro de la propia app. Si son muchos, la app se está ganando lo que cobra y no te diríamos que la dejes.

Ahora la comparación. En Fast Web, un sistema de reservas propio dentro de tu web es el plan Web + sistema: 1.500 € sin IVA, pago único, con mantenimiento opcional de 20 a 90 € al mes según el sistema. Si llamas M al mantenimiento que elijas (o cero si no lo quieres):

Meses para recuperar lo invertido = 1.500 / (A − M)

Si A se parece a M, no te compensa cambiar. Si A es bastante mayor, a partir de ese mes la diferencia se te queda a ti. Haz la cuenta con tus números reales, no con los de un ejemplo, porque la cuota cambia según el plan y cuántas personas tengas en el equipo. Si además pagas otras plataformas, en ¿De quién es tu negocio online? puedes marcar lo que pagas y ver lo que se te va al año.

Ojo con una cosa: esta cuenta vale si te vas del todo. Si te quedas en la app para captar gente nueva, la cuota sigue y A no desaparece.

Lo que pierdes si te vas

Conviene decirlo, porque las plataformas sí te dan cosas:

• La visibilidad dentro del marketplace. Tu web no aparece en la app de nadie.
• La costumbre. Tus clientes tienen la app instalada y saben reservar ahí. Algunos te van a seguir buscando en ella las primeras semanas.
• Las reseñas de dentro de la plataforma. Viven en la plataforma. Las de tu ficha de Google no dependen de ella.

Si el marketplace te trae clientes que repiten, lo sensato es no tirarlo. Puedes tener las dos cosas: la app para que te encuentre gente nueva y tu web para que tus habituales reserven directo. Pero entonces sigues pagando la cuota y tienes que resolver cómo evitar que la misma hora se reserve dos veces desde dos sitios.

Si lo tuyo es Calendly

Calendly es otro caso. Según su página de precios, es una herramienta para compartir un enlace de reserva y cobra por cada persona que tiene agenda (lo llaman seat). No hay marketplace que te traiga gente: todo lo que pagas es agenda.

Si trabajas por tu cuenta, con un solo tipo de cita y sin cobrar nada por adelantado, no te hace falta un sistema a medida. Calendly o la agenda de citas de Google Calendar te alcanzan. El sistema propio empieza a tener sentido cuando tienes reglas que una herramienta genérica no cubre bien: varias salas o sillas, servicios de distinta duración, señal para reservar, cierres por fechas, un equipo que comparte agenda.

Para que te hagas una idea de qué son "reglas propias", estas son las de Tirano Street Food, un restaurante de Barcelona, tal como las contamos en agenda: la reserva pide una antelación mínima de 2 horas, deja reservar hasta 60 días vista, en franjas de 30 minutos y con un máximo de 8 comensales, y para el mismo día corta a las 19:00. En una barbería serían otras: cuánto dura cada servicio, qué barbero hace qué, cuánto margen dejas entre citas.

Qué preguntar antes de contratar un sistema propio

A nosotros o a quien sea, y por escrito:

1. ¿El código, la base de datos y el dominio son míos? Si mañana te vas, te tienes que poder llevar todo.
2. ¿Puedo exportar mis clientes y mi historial de citas? En un archivo que abra cualquiera.
3. ¿Qué pasa si dejo de pagar el mantenimiento? En nuestro caso, la web sigue funcionando igual. Pregúntalo siempre.
4. ¿Por dónde salen los recordatorios? Email, SMS o WhatsApp. Si alguno tiene coste por mensaje, quién lo paga.
5. ¿Se sincroniza con mi calendario? Si ya usas Google Calendar o iCloud, que las citas caigan ahí.
6. ¿Puedo cobrar una señal al reservar? Y qué pasarela usa y cuánto cobra por cada pago, que también entra en la cuenta.
7. ¿Quién cambia horarios, servicios y cierres? Tú, desde un panel, o escribiéndole a alguien cada vez.
8. ¿Cuánto tarda? El nuestro, de 2 a 3 semanas, según precios.

MMLD Studios, un estudio de grabación de Barcelona, recibe así las reservas, desde su propia web. Lo resumió Vincent Zurita: "Tener las reservas funcionando desde la web nos quitó muchísima gestión de encima. Todo en nuestra plataforma y sin comisiones."

Cómo cambiar sin perder citas

Si haces la cuenta y te sale cambiar:

1. No te des de baja el primer día. Monta el sistema propio y úsalo en paralelo unas semanas. Si estás en Treatwell, mira antes cuándo se cumple tu contrato.
2. Pon el enlace de reserva de tu web donde te buscan: la bio de Instagram, WhatsApp Business y tu Perfil de Empresa de Google, que deja añadir enlaces de citas a la dirección que tú elijas. Si la plataforma tenía su botón ahí, el perfil tiene la opción de quitar ese proveedor.
3. Avisa a tus habituales. En el mostrador y en el siguiente recordatorio: a partir de ahora, se reserva aquí.
4. Exporta tus clientes antes de cancelar. En Booksy, según la guía de migración de Goldie, otro software de agendas, la lista de clientes se descarga en CSV desde el apartado de clientes, pero las citas no: hay que pedírselas a soporte. En Treatwell, pregúntalo antes de pedir la baja.
5. Mide dos meses. Cuántas reservas entran por tu web y cuántas siguen llegando por la app.

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Cómo montamos los sistemas de reservas y qué incluyen está en agenda. Si quieres que hagamos la cuenta contigo, escríbenos con lo que pagas al mes y cuántas citas tienes, y te decimos si te compensa o no.